PT QIS Certi Indonesia menetapkan proses terdokumentasi untuk menerima, mengevaluasi dan membuat keputusan tentang banding & keluhan

Penjelasan proses penanganan banding & keluhan dapat diakses pada website http://www.qiscertiindonesia.co.id

PT QIS Certi Indonesia bertanggung jawab atas seluruh keputusan di semua tingkat proses penanganan banding & keluhan.

Menjamin bahwa personel yang terlibat dalam proses penanganan banding & keluhan berbeda dengan personel yang melaksanakan audit dan yang membuat keputusan sertifikasi.

Pengajuan, investigasi dan keputusan banding & keluhan tidak akan menghasilkan tindakan diskriminasi terhadap pemohon banding & keluhan.

KELUHAN

  • Klien dapat menyampaikan keluhan secara tertulis ke PT QIS Certi Indonesia yang berkaitan dengan kegiatan sertfikasi yang merupakan tanggung jawab PT QIS Certi Indonesia,
  • keluhan yang diterima direkam dalam formulir Review Keluhan
  • QA Manager memvalidasi dan menanggapi setiap keluhan yang diterima dan menginvestigasinya,
  • QA Manager menanggapi, menginvestigasi dan membuat rekomendasi penyelesaian atas keluhan tersebut,
  • selanjutnya hasil dari investigasi dan rekomendasi di sampaikan ke Direktur PT QIS Certi Indonesia.
  • Hasil penyelesaian keluhan direkam dan diinformasikan ke pengirim keluhan. Selanjutnya QA Manager menetapkan tindakan yang diperlukan untuk mencegah hal tersebut terulang kembali.

BANDING

  • Klien dapat mengajukan banding ke PT QIS Certi Indonesia atas keputusan yang dianggap belum memenuhi¬† atau belum memuaskan klien.
  • Pengajuan banding harus dalam bentuk tertulis dan disampaikan paling lambat 30 hari sejak keputusan diterima oleh pemohon banding, keputusan yang dimaksud adalah :
    1. hasil penyelesaian dari atas keluhan yang pernah disampaikan sebelumnya oleh pengirim keluhan.
    2. Keputusan sertifikasi
    3. Hasil audit
  • QA Manager merekam banding kedalam formulir Review Banding dan memvalidasinya sebelum dilakukan investigasi.
  • QA Manager menyampaikan surat ke pemohon banding paling lambat 7 hari setelah permohonan banding diterima untuk menginformasikan, bahwa pemohon banding diberi hak untuk mengirim perwakilannya untuk ikut dalam investigasi dan penyelesaian banding tersebut paling lambat 21 hari.
  • Investigasi banding dilaksanakan oleh personel yang ditetapkan oleh QA Manager dan tidak terlibat dalam kegiatan audit dan keputusan sertifikasi pemohon banding.
  • Hasil investigasi disampaikan oleh QA Manager ke tim banding untuk dicapai suatu keputusan.
  • QA Manager harus menotifikasi ketua tim banding serta anggotanya dan menyediakan semua informasi yang relevan.
  • Tim banding terdiri dari anggota personel yang independen ditambah QA Manager sebagai sekretaris dan satu auditor yang tidak terlibat langsung dalam diskusi. Semua anggota tim banding tidak boleh terlibat dalam kegiatan organisasi yang mengajukan banding dalam kurun waktu dua tahun.
  • Untuk kasus tertentu, tim banding dapat mensyaratkan pemohon banding untuk mempresentasikan materi banding dalam rapat tim banding.
  • Tim banding harus memeriksa banding secara rinci dan membuat rekomendasi sebagai bahan pertimbangan untuk membuat keputusan akhir oleh ketua tim banding, keputusan akhir tidak mengatasnamakan perseorangan.
  • Keputusan tim banding tidak dapat diganggu gugat.